PENGERTIAN PUBLIK DALAM KONTEKS HUMAS (CORPORATE)-KOM

1.      Defenisi public internal

§  Adalah publik yang menjadi bagian dari unit atau badan perusahaan atau organisasi itu sendiri.

§   pihak-pihak yang berada di dalam atau yang tercakup dalam suatu organisasi , yaitu  karyawan , pemegang saham , keluarga karyawan, manajem dan top executive.

ü  Pemegang saham

Pemegang saham di kebanyakan negara yang baru mulai melakukan pembangunan industrinya ternyata mempunyai kekuasaan yang sangat besar. Hal ini di karenakan masih mudanya usia perusahaan dan seluruh karyawan mengidentikkan pemilik sebagi pemimpin spiritual perusahaan.

ü  Manajer dan top executip

Di perusahaan – perusahaan  muda. Manajer perusaahaan berda di bawah kendali pemilik. Hanya dengan kapasitas yang memadailah seorang manajeer dapat tampil secara otonom dalam mengelola peerusahan.

ü  Karyawan

Karyawan adalah orang – orang di dalam perusahhaan yang tidak memegang jabatan struktural. Ia adalah karyawan biasa di bawah komando supervisor atau kepla seksi. Umumnya mereka hanya tamatan sekolah menengah atau di bawahnya . namun ada juga yang sempat mengikuti pendidikan universitas.

ü  Keluarga karyawan

Sedikit sekali perusahaan yang menyadari bahwa keluarga karyawan menaruh minat yang besar terhadap perusahaan tempat anggota keluarganya bekerja.

Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal PublicRelations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung denganperkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebutdiperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya,komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, sertameyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan. Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan PublicRelations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dariperusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkahlaku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargaya dapat mempengaruhi nama baik instansi atauperusahaan dimana mereka bekerja.

Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan munculkegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan ataumajikan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupunsecara psikologis.Dalam hal ini, peran PR sangat diprioritaskan, oleh karena itu dalam perusahaan harus memilih seorangPR yang tepat bagi peusahaanya agar kegiatan internal public relations dalam perusahaan berjalandengan baik

      Fungsi public internal

1.      Mengkomunikasikan kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan.

2.      Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil.

3.      Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi.

4.      Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.

5.      Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.

6.      Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.

2.      Defenisi public eksternal 

Defenisi public eksternal  yaitu  pihak pihak yang berada di luar perusahaan yang menjadi bagian terpenting perusahaan dan sebagai bagian untuk perusahaan melakukan proses produksi. Yang termsuk publik eksternal yaitu : konsumen , pemerintah , bank , pesaing , komunitas.

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward lookingl

Komunikasi publik eksternal, hakikatnya adalah sarana organisasi untuk berkomunikasi dengan publik eksternal. Melalui praktik komunikasi ini, organisasi diharapkan mampu  memahami dan merespon harapan-harapan publik eksternalnya.

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan/pemasok)

5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

6. Consumer Relations (Hubungan dengan pada konsumen)

7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

8. General Relations (Hubungan dengan Umum)

1. PRESS RELATIONS (Hubungan Dengan Pihak Pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers.Arti harpiah daripad press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.
PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

• Bentuk Hubungan Pers :

1. Press Release

2. Press Conference

3. Press Room

4. Press Tour

5. Press Reception

2. GOVERNMENT RELATIONS (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

• Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.

2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.

3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam

konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3. COMMUNITY RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.

• Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :

1. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

2. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.

3. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

4. Mendirikan tempat ibadah.

5. Mengadakan pembagian makanan, dll.

4. SUPPLIER RELATIONS (Hubungan dengan pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik.

5.CONSUMER RELATIONS (Hubungan dengan pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.

• Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah :

1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3. Pemberian kalender

4. Pemberian buku telepon

5. Melakukan publisitas

6. Memberikan informasi kegiatan periklanan

7. Memberikan potongan harga, dll

6. EDUCATIONAL RELATIONS (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:

1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan

2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah

3. Memberikan beasiswa

4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

7. GENERAL RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.

8. EMPLOYEE RELATIONS

Salah satu bentuk hubungan dalam public relations yang mengatur hubungan
antara perusahaan dan para karyawannya adalah employee relations. Employee
relations dilakukan antara lain adalah untuk menciptakan bentuk hubungan atau
komunikasi dua arah yang baik antara pihak manajemen dengan para karyawannya
dalam upaya membina kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya.
Regular meeting merupakan bentuk dari employee relations yang dilakukan perusahaan
untuk membentuk iklim komunikasi yang positif.

 PT Astra International Tbk-Peugeot Sales Operation Cilandak adalah perusahan yang secara rutin melakukan aktivitas employee relations dalam bentuk regular meeting. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah terdapat hubungan antara variabel employee relations dan variabel kepuasan komunikasi.

Frank Jefkins mengatakan bahwa komunikasi internal (lebih lanjut disebut
sebagai komunikasi pegawai atau employee relations) memiliki tiga bentuk, yang
pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada
karyawan. Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari
karyawan kepada atasannya. Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang
berlangsung antar sesama pegawai. Sedangkan Redding menyebutkan bahwa kepuasan
komunikasi adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan
komunikasi secara keseluruhan.

9. MEDIA RELATION

Media melibatkan hubungan bekerja dengan berbagai media untuk tujuan menginformasikan publik, kebijakan misi organisasi dan praktek secara positif, konsisten dan kredibel. Biasanya, ini berarti koordinasi langsung dengan orang yang bertanggung jawab untuk memproduksi berita dan fitur di media massa. Tujuan hubungan media adalah untuk memaksimalkan cakupan positif di media massa tanpa membayar untuk itu secara langsung melalui iklan

      Fungsi public eksternal :

1.      Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik.

2.      Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham.

3.      Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham.

4.      Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk.

5.      Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan.

6.      Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik.

7.      Menyiapkan sarana bagi publik unyuk melihat perusahaan secara langsung.

8.      Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat unuk melihat kinerja perusahaan.

·         Kegiatan publik eksternal

     Kegiatan External Public Relations antara lain meliputi :
1. Bagaimana memperluas pasar;
2. Bagamana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat;
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public maupun masyarakat;
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan Negara;
5. Bagaimana cara mengetahui sikdap dan pendapat public terhadap perusahaan;
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion -leader

Secara garis besar,  komunikasi publik eksternal berfungsi untuk:

A.    mengiklankan dan mempromosikan produk atau jasa,

B.      menciptakan image publik atau citra organisasi, dan

C.      menciptakan opini publik yang relevan dengan kepentingan organisasi.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan external public relations seperti :

Ø  Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya

Ø  Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik

Ø  Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan

Ø  Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif

Ø  Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

3.      Mengapa publik internal dan eksternal menjadi sangat penting dalam praktik corporate publik relations/CPR

 Dalam prakteknya PR memang sangat diperlukan bagi dunia bisnis,karena PR berperan sebagai:

1.      Expert Preciber Comunications

Yaitu peran PR sebagai penasihat perusahaan PR berperan memberikan nasihat nasihat bagi pimpinan perusahaan serta peran ini dapat di analogikan seperti hubungan dokter dan pasien.

2.      Problem solving proses Facilitator

Yaitu peran PR  sebagai fasilitator dalam pemecahan masalah dimana PR melibatkan diri dalam manajemen krisis.

3.      Comunication fasilitator

Peran PR sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan publiknya dalamartian PR berperan sebagai penengah bila terjadi mis comunication antara perusahaan dengan stakeholder.

4.     Tekhnician communication

yaitu PR sebagai pelaksana teknis komunikasi dia menyediakan layanan di bidang teknis walaupun yang memutuskan kebijaksanaannya adalah manajemen perusahaan adalah manajemen perusahaan itu  sendiri.

      Kegiatan humas ekternal perusahaan adalah sebagai berikut :

§ Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)

§ Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

§ Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

§ Menghadapi krisis (Facing of Crisis).

§  Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengamembentuk         manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

4.Contoh kasus yang ditanggani praktisi CPR terkait persoalan yang muncul pada      internal dan   eksternal public relation

Kasus konflik internal perusahaan PT Sinar Mas di kepulauan Riau

Perusahaan pertambangan bouksit yang beroperasi di Kecamatan Lingga Utara Kabupaten Lingga Kepulauan Riau konflik berawal unjuk rasa karyawan bagian rolling yaitu bagian pencucian batu bouksit yang menuntut kejalasan upah mereka karena selama ini gaji mereka relatif tidak tetap sehingga mereka melakukan aksi protes pada manajemen lapangan meminta kejalasan masalah ini,masalah ini berujung aksi unjuk rasa oleh pekerja tambang yang meminta kejelasan gaji mereka karena menurut laporan yang beredar mereka tidak pernah mendapat gaji yang pasti sehingga ini menjadi faktor utama terjadinya unjuk rasa.

Lalu langkah apakah yang di ambil PR internal perusahaan dalam mengatasi krisi ini?

setelah masalah ini bergulir manajemen perusahaan yang di wakili HUMAS perusahaan melakukan rapat koordinasi dengan kabag dan kepala divisi tenaga kerja dan di capai kesepakatan untuk melakukan penetapan gaji berdasarkan gaji harian,ini semua tidak terlepas dari peran PR dalam melakukan koordinasi dengan semua element perusahaan.

Kasus publik eksternal perusahaan (Kulkas produk PT Samsung)

Awal tahun 2010 samsung mengeluarkan produk terbaru mereka kulkas produk pendingin makanan dan minuman ini merupakan produk pertama mereka dan dalam peluncuran produk pertama mereka terjadi kegagalan produksi, dimana produk ini sangat mudah rusak banyak keluhan keluhan dari pelanggan mengenai kualitas produk ini mulai dari kualitas pendinginnya yang kurang bagus hingga ketidak tahan produk yang tidak bisa melewati masa garansi.

Lalu langkah apakah yang di ambil PR eksternal perusahaan dalam mengatasi krisi ini?

Berdasarkan beberapa informasi yang kami dapatkan PR ekternal samsung indonesia segera melakukan klarifikasi,dan setelah melakukan penelitian yang seksama ternyata laporan dan keluhan pelanggan memang benar banyak produk samsung khususnya kulkas banyak mengalami masalah dalam pengoperasianya,setelah mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan maka PR ekternal Samsung Indonesia melakukan konfrensi pers untuk segera menarik seluruh produk yang bermasalah dan mengganti kerugian bagi pelanggan yang mengalami kerugian serta meminta maaf atas ketidak nyamanan yang di alami pelanggan Samsung indonesia,dan langkah ini terbukti efektif dan dapat memperbaiki citra perusahaan yang menurun.