FUNGSI dan PERANAN serta CONTOH PR pada instansi pemerintah dan perusahaan

“FUNGSI PR”
CUTLIP AND CENTER , mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi

2.      Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada public dan menyebarkan opini public pada perusahaan.

3.      Melayani public dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4.      Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan public , baik internal maupun eksternal.

Fungsi PR juga dapat dilihat dari deskripsi kerja carl Byoir & Associates

1.      Analysis , of policies and objectives of the client , of relationships with various public

2.      Planning and programming , of specific undertaking ang projects

3.      Implementation , of the programs and projects.

“Fungsi PR di Perusahaan”

1.      Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan perusahaan.

2.      Untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

3.      Untuk meningkatkan bobot kualitas calon pegawai.

4.      Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

5.      Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

6.      Untuk mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari penyelengaraan suatu acara.

7.      Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas,serta membuka pasar-pasar ekspor baru.

8.      Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya perusahaan yang go publik.

9.      Untuk meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit setelah krisis.

10.  Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahananperusahaan dalam rangka menghadapi risiko pengambil alihan.

11.  Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

12.  Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

13.  Untuk memastikan para politisi bener-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.

14.  Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan.

Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Publik Relations sebagai berikut: 

1.      Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi)

2.      Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran.

3.      Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.

4.      Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.

5.      Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya ata terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak (Ruslan,1998:3II)

Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut :

1.      Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2.      Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun internal.

3.      Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.

4.      Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

Menurut Maria (2002, p.31),

 “publik relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut”. Hal ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi public relation yaitu :

1.      Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik , kepercayaan , saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.

2.      Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak .

3.      Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik , sesuai harapan public , tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan . sangat penting bagaimana orgaisasi memiliki warna, budaya , citra , suasana , yang kondusif dan menyenangkan , kinerja meningkat , dan produktifitas bisa di capai secara optimal.

4.      Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini public sebagai efeknya , yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang besangkutan. Dapat disimpullkan bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan , dan hasil yang lebih baik dari yang sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan denngan baik , benar-benar merupakan alat uang ampuh untuk memperbaiki , mengembangkan peraturan, budaya organisasi , atau perusahaan, dan suasana yang kondusif , serta peka terhadap karyawan , maka di perlukan  pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkn kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa public relation adalah memelihara , mengembangtumbuhkan , mempertahankan adanya komunikasi timbale balik yang diperlukan dalam menangani , mengatasi masalah yang muncul dan meminimalkannya .

Sebetulnya memformulasikan apa peran PR dalam organisasi bukanlah hal yang mudah , beberapa penulis mencoba memetakan bahwa pada dasarnya peran PR dalam sebuah organisasi.

CONTOHNYA !!!!

            Corporate social Responbility ( CSR ) , merupakan wacana yang sedang mengemuka di dunia bisnis atau perusahaan . wacana ini digunakan oleh perusahaan dalam rangka mengambil peran menghadapi perekonomian menuju pasar bebas. Perkembangan pasar bebas yang telah membentuk ikatan-ikatan ekonomi dunia dengan terbentuknya AFTA , APEC , dan sebagainya , telah mendorong perusahaan dari berbagai penjuru dunia untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan masyarakat di sekitarnya .

            Sebagaimana hasil konferensi Tingkat Tinggi Bumi ( Earth Summit ) di rio de jeneiro Braziliz 1992 , menyepakati perubahan paradigm pembangunan , dari pertumbuhan ekonomi menjadi pembangunan yang berkelanjutan . Dalam perspektif perusahaan , di mana keberlanjutan di maksud merupakan suatu program sebagai dampak dari usaha-usaha yang telah di rintis , berdasarkan konsep kemitraan dan rekanan dari masing-masing stakeholder. Berbagai peristiwa negative yang menimpa sejumlah perusahaan , terutama setelah reformasi , seharusnya menjadi pelajaran berharga bagi para pemilik dan manajemen perusahaan untuk memberikan perhatian dan tanggung jawab yang lebih baik kepada masyarakat, khususnya di sekitar lokasi perusahaan. Sebab kelangsungan suatu usaha tidak hanya di tentukan oleh tingkat keuntungan , tapi juga tanggung jawab sosial perusahaan. Apa yang terjadi ketika banyak perusahaan didemo, dihujat , bahkan di rusak oleh masyarakat lokasi publik.

            Bila ditelusuri , boleh jadi salah satu penyebabnya adalah kurangnya perhatian dan tanggung jawab manajemen dan pemilik perusahaan terhadap masyarakat maupun lingkungan di sekitar lokasii perusahaan. Investor hanya mengeduk dan mengekploitasi Sumber Daya Alam yang ada di daerah tersebut , tanpa memperhatikan faktor lingkungan. Selain itu, nyaris sedikit atau bahkan tidak ada keuntungan perusahaan yang dikembalikan kepada masyarakat. Justru yang banyak terjadi , masyarakat malah termaginalkan di daerah sendiri. Kasus terbaru terjadi di papua yang melibatkan PT Freeport , hingga menimbulkan efek domino dan menyebabkan chaos di daerah yang terkenal dengan potensi sumber daya alamnya tersebut. Di sekitar areal pertambangan yang mengalirkan jutaan dollar per hari, kehidupan masyarakat masih hidup miskin dan nyaris tak tersentuh perhatian perusahaan. Bahkan berbagai tindakan anarkis ditimpakan kepada mereka saat mengais sisa produksi di areal pembuangan limbah. Kekacauan tersebut seharusnya tidak terjadi bila perusahaan memberikan tanggung jawab sosialnya kepada masyarakat. Sebab, seperti dikatakan mantan PM Thailand Anand Panyarachun pada Asian Forum on Coorporate Social Responbility , 18 september 2003 di Bangkok, “ melaksanakan praktik-praktik yang bertanggung jawab terhadap lingkungan dan sosial akan meningkatkan nilai pemegang saham , dan berdampak pada peningkatan prestasi keuangan serta menjamin sukses yang berkelanjutan bagi perusahaan “.

            Pada kenyataannya , CSR tidak serta merta dipraktikkan oleh semua perusahaan. Beberapa perusahaan yang menerapkan CSR justru dianggap sok sosial. Ada juga yang berhasil memberikan materi riil kepada masyarakat , namun di ruang public nama perusahaan gagal menarik simpati orang , tujuannya mau berderma sembari meneguk untung citra , tetapi malah “buntung” . Hal ini terjadi karena CSR dilakukan secara latah dan tidak didukung konsep yang  baik.

FUNGSI PR DI PEMERINTAH

            Menurut John D. Millet dalam bukunya management in public service the quest for effective performance , yang artinya humas ( PR ) dalam dinas instansi atau lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya , yaitu sebagai berikut :

1.      Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan dan aspirasi masyarakat.

2.      Memberikan nasihat, saran dan menanggapi apa sebaiknya yang dikehendaki publik.

3.      Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh publik.

4.      memberi keterangan dan informasi tentang apa yang telajh diupayakan oleh suatu lembaga pemerntah.

Fungsi-fungsi pokok humas pemerintahan indonesia pada dasarnya, antara lain sebagai berikut:

a.       mengamankan kebijaksanaan pemerintah

b.      memberikan pelayanan dan penyebarluasan informasi tentang kebijakan pemerintah.

c.       Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif.

d.      Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas.

CONTOHNYA !!!

RIBUNNEWS.COM, JAKARTA , Mengenai peraturan kebijakan untuk mengurai kemacetan di Jakarta , pemerintah pusat di anggap mempunyai pekerjaan rumah (PR) lebih banyak dari pada Pemprov DKI Jakarta . Hal ini dikatakan oleh pengamat transportasi UI saat diminta tanggapannya mengenai penerapan 17 langkah yangg diamanatkan oleh Wapres. Menurutnya Pemprov DKI sudah berada di jalur untuk penanganan kemacetan namun tidak diimbangi dengan dukungan pemerintah pusat .

            Alviansyah memberikan contoh konkritnya mengenai hal tersebut, satu diantaranya adalah kebijakan penerapan electronic road pricing . Secara teknis Pemprov DKI sudah siap untuk melaksanakannya , namun pemerintah pusat melalui kementrian keuangannya belum siap untuk menerbitkan regulasi keuangannya. Hal ini senada dengan apa yang diutarakan oleh Gubernur DKI Fauzi Bowo beberapa waktu lalu , yang juga mengatakan penerapan kebijakan ERP menunggu keputusan pemerintah pusat. Belum ada kepastian akan di serahkan kemana uang jalan berbayar ini , apakah dimasukkan ke kas daerah atau kas negara . Pusat juga harus mengimbangi kebijakan yang di buat Pemprov DKI , jangan hanya terima beres saja ” , ujar alviansyah. Alviansyah menjelakan bahwa implementasi kewenangan murni ada ditangan pemerintah pusat. Contoh lainnya seperti penanganan kemacetan di jalan tol yang sebenarnya ada di tangan kementrian PU , tetapi semuanya diserahkan kepada Pemprov DKI. Ditambahkannya , bila terus begini maka upaya menangani kemacetan di Jakarta tidak akan ada hasil signifikan.

PERAN PR DI PERUSAHAAN

Peran PR dalam perusahaan, diantaranya ialah :

1.      Sebagai publisitas yang di semani pesan yang terencana melalui media tertentu tanpa bayaran, untuk meningkatkan minat perusahaan/organisasi.

2.      Sebagai promosi yang merupakan suatu aktivitas menstimulasi perhatian terhadap produk, orang organisasi atau kasus.

3.      Sebagai Management Isue yang memonitor aksi publik atau reaksi publik terhadap organisasi.

4.      Sebagai Relationship Marketing yang mementapkan dan meningkatkan dengan kosumen.

CONTOHNYA !!!

Hampir semua organisasi pernah mengalami krisis, wajar kalau kemudian sekarang ini timbul kesadaran dari pimpinan organisasi bahwa mereka memerlukan kesiapan tersendiri untuk menghadapi krisis, terutama yang berkaitan dengan media relations atau hubungan dengan pers. Kesadaran seperti ini, juga dapat diartikan sebagai peluang yang baik bagi para praktisi PR di organisasi-organisasi. Seperti diketahui, kemajuan teknologi media, akan dengan mudah dan cepat menyampaikan informasi krisis ke seluruh penjuru. Berita mengenai krisis, isu miring, atau pun berita negatif akan dengan cepat menyebar ke mana-mana. Teknologi internet yang kini menjadi bagian dari kehidupan kita menyebabkan mudahnya memperoleh informasi.

Penyebab terjadinya krisis adalah karena keterbatasan manusia mengatasi berbagai tuntutan lingkungan atau kegagalan teknologi tinggi. Beberapa contoh, memperlihatkan hal tersebut kepada kita. Musibah lainnya yang dapat menyebabkan krisis adalah pemogokan masal, kebakaran, kecelakaan, ancaman pengambilalihan perusahaan, peraturan baru yang merugikan, skandal, resesi ekonomi, dan sebagainya. Pada dasarnya ada dua macam kemungkinan krisis. Pertama, yang bisa diperhitungkan, dan kedua, yang tidak bisa diperhitungkan. Yang bisa diperhitungkan, berkaitan erat dengan karakteristik atau bidang kegiatan yang digeluti oleh suatu organisasi. Sedangkan yang tidak bisa diantisipasi adalah krisis eksternal yang juga sama-sama berbahaya. Organisasi perlu membentuk tim manajemen krisis yang permanen dan ramping, agar mereka dapat selelu berkomunikasi. Bila terjadi krisis, tim ini harus mengambil inisiatif dan memberikan respon pertama untuk menjelaskan kepada publik, jangan sampai tim merespon akibat pertanyaan pers. Upaya menutup-nutupi krisis bisa berakibat fatal, misalnya pers semakin aktif menurunkan tim investigasinya untuk mengorek krisis lebih dalam.Tugas utama yang harus dilakukan oleh tim krisis adalah melakukan identifikasi krisis dan menentukan langkah-langkah apa yang harus dilakukan. Semua tim harus bisa menjelaskan pesan-pesan komunikasi yang sudah disepakati. Tim manajemen krisis harus menghindari pernyataan off the record, karena dia benar-benar menguasai masalahnya. Baik sekali kalau diterbitkan buku petunjuk penanggulangan krisis.

Ada hal penting yang diingat oleh praktisi PR, soal pers, dalam situasi krisis, yaitu :

1.          Pers beranggapan bahwa berita buruk adalah berita yang baik bagi pers.

2.         Pers seperti burung pemakan bangkai, akan mencecar korban dengan pertanyaanpertanyaan yang bisa memojokkan

Dalam konteks tersebut, penting untuk diketahui bagaimana strategi berhubungan dengan media yang baik. Karena hal demikian akan menjadi salah satu kunci penting, bagaimana PR dapat mengambil peranannya dengan baik.

Selain pers, stakeholder lainnya juga penting untuk dihadapi secara khusus. Banyak pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan krisis pasti akan diajukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Tim juga harus bisa menjelaskan hal yang sama kepada stakeholder.

            Philip Kotler memasukkan humas dalam konsep Mega Marketing, intinya bangunlah citra melalui PR. Tanpa citra yang baik, organisasi akan dibenci dan produknya tidak laku. Tugas PR memang sangat luas, dari menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan masyarakat, menjabarkan misi perusahaan lewat company profile, menggunakan pers untuk publisitas, meluncurkan opini lewat public figure, dan sejumlah peran lainnya. Bahkan karena banyak berurusan dengan opini dan persepsi publik, PR juga digunakan untuk menyelamatkan nama baik perusahaan. Tugas PR bisa juga meluruskan opini yang keliru tentang suatu institusi.

PERAN PR DI PEMERINTAH

      PR dalam lembaga pemerintah dan politik adalah kebalikan dari PR dalam lembaga profit/bisnis. Lembaga ini berada dalam zona Much Change-Low Threat. Publik PR dalam lembaga ini sangat luas baik internal maupun eksternal. PR dalam lembaga ini memiliki peran yang tidak begitu luas disbanding dalam lembaga bisnis. PR hanya berperan sebagai communication technician , melakukan hal-hal teknis saja. Yang paling menonjol adalah menyampaikan kegiatan pemerintah kepada masyarakat dalam bentuk publisitas. PR juga menampung keluh kesah masyarakat terhadap kinerja pemerintah , namun tetap dalam hal umpan baliknya . kembali lagi ke pemerintah itu sendiri , PR pemerintah juga berperan sebagai communication facilitator antara pemerintah ( eksekutif ) dan lembaga legislative ( DPR ). Oleh karena itu , DPR dalam lembaga ini harus memiliki kemampuan politik.

Rahmadi mengungkapkan peran-peran PR sbb :

1. Memberikan pengertian dan penerangan kepada masyarakat tentang kebijakan publik yang dibuat oleh pemerintah.PR sebagai mata dan telinga pemerintah harus turut mensukseskan progam pemerintah terutama dalam hal pelayanan masyarakat.

2.   Menyediakan baha informasi terhadap media tentang kebijakan yang dibuat pemerintah
3.    Promosi kegiatan pemerintah terhadap publik luar atau dalam negeri.

4.    Memonitor pendapat umum tentang kegiatan pemerintah.

Peranan PR dalam Lembaga Nonprofit

Lembaga non profit yang jauh dari orientasi komersial berbeda aktivitasnya dengan perusahaan profit maupun pemerintahan.Berbeda dengan pemerintah dalam hal ruang lingkup yang lebih sempit.Pemerintah memiliki publik yang luas yaitu seluruh masyarakat,sedangkan lembaga non profit tidak.Lembaga non profit memperjuangkan progam,misi kepedulian dan kemanusiaan.

Scott M.Cutlip dalam bukunya Effective PR menyebutkan 5 fungsi PR di organisasi non profit sbb:

1.Mengembangkan awareness masyarakat terhadap citra organisasi

2.Menciptakan media komunikasi yang tepat antara publik dan organisasi

3.Menciptakan iklim fundraising

4. Memformulasikan kebijakan public yang berkaitan dnga misi organisasi.

 Salah satu organisasi non profit yang melakukan fungsi PR adalah Mer-C,LSM yang mengkhususkan dirinya dalam bantuan kesehatan korban bencana alam.Kegiatan Mer-C meliputi kerjasama dengan media dalam bentuk dukungan publisitas,kerjasama dengan profit company dalam hal dukungan sponsor,kerjasama dengan pemerintah.

Di era globalisasi,dimana organisasi non profit tidak lagi bisa bergantung hanya kepada pemodal dana,beberapa lembaga non profit memadukan unsur marketing dalam kegiatannya.Contoh nyatanya adalah kegiatan rumah sakit dan pendidikan.Rumah sakit-rumah sakit dan beberapa perguruan tinggi mulai berorientasi profit .Namun laba tsb dipakai kembali untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit maupun untuk proses belajar mengajar yang lebih baik.

CONTOHNYA !!!!

HUMAS DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA ( DEPBUDPAR)

            Dari riset yang dilakukan Depbudpar , sekitar 70 persen wisatawan asing sebenarnya lebih menyukai wisata bahari dari pada wisata alam lain. Untuk meningkatkan publisitas potensi wisata Indonesia, antara lain “merangkul” para wartawan media. Kiat yang dilakukan humas Depbudpar cukup menarik , yaitu membuat acara seminar dan outbound di atas kapal pinisi selama 2 hari bagi jurnalis dan pers. Diatas kapal tradisional ini seminar berlangsung dengan suasana berbeda, mengarungi lautan lepas sambil melihat keindahan pulau seribu.

HUMAS DEPARTEMEN PERHUBUNGAN

            Sepanjang 2006/2007, kecelakaan darat , laut dan udara terjadi seperti “arisan” dan menelan ratusan korban jiwa. Hilangnya pesawat Adam air , tenggelamnya kapal motor Penumpang Levina 1 , terbakarnya pesawat Garuda Indonesia , hingga kondisi rel dan armada kereta api yang sudah sangat tua. Dampak dari insiden transportasi tersebut adalah penggantian pejabat eselon di jajaran departemen perhubungan awal maret 2007 oleh menteri perhubungan saat itu.

Lalu bagaimana peran humas departemen perhubungan untuk memperbaiki citra instansinya? Bagaimana mengembalikan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan dan system transportasi Indonesia oleh para operator yang koordinasinya dibawah Departemen Perhubungan?